情况说明是一种正式文件，通常用于向上级、下级或相关人员报告某事项的具体情况、原因、影响及后果。以下是撰写情况说明的一般步骤和要点：
标题
标题应简洁明了，如“关于XX的情况说明”。
标题应居中，字体大小适中，如方正小标宋二号字体。
称呼
根据说明对象的不同，选择合适的称呼，如“尊敬的XX”、“亲爱的XX”等。
称呼应顶格书写，空一行后接正文。
正文
第一段：开门见山，简明扼要地说明要报告的事项。
第二段：详细阐述事项的具体情况，包括背景、过程、结果等。
第三段：总结事项的影响和后果，并虚心承认错误（如有）。
第四段：特此说明，强调说明的必要性和重要性。
落款
落款应包括说明人的姓名或名称、住所或单位名称。
落款应注明时间，格式为“XX年XX月XX日”。
其他
如果需要，可以添加附件或相关证明文件，以支持说明内容的真实性。
文字应简练、清晰，避免使用模糊或含糊的表述。
示例
关于XX项目延误的情况说明
尊敬的项目管理委员会：
我谨代表项目管理团队，就XX项目延误的情况进行说明。
一、项目背景
XX项目原计划于XXXX年XX月XX日完成，但由于以下原因，项目进度受到了严重影响：
供应链问题：
关键供应商未能按时提供所需材料，导致生产进度延误。
人力资源不足：
部分关键岗位人员离职，新招聘的员工需要时间熟悉工作，影响了项目进度。
资金问题：
项目预算超支，导致资金流紧张，部分计划内的活动无法按时进行。
二、影响和后果
项目延期：
预计项目将推迟至XXXX年XX月XX日完成。
成本增加：
由于延误，项目成本预计将增加XX%。
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