在签订租房合同时，双方需要准备以下证件：
承租人的证件
身份证原件及复印件。
如果是法人，则需提供营业执照复印件。
出租人的证件
身份证原件及复印件。
房屋产权证原件及复印件。
如果房屋有共有产权人，则需提供共有人的授权证明。
如果房屋是出租人委托他人代管，则需提供代管人的身份证明和授权委托书。
其他相关证件
授权委托书（如果签约时不能带公章或合同章）。
房地产经纪人资格证书原件及复印件（如果通过中介公司签订租赁合同）。
购房合同、收据、竣工验收证明或预售许可证（如果没有房产证）。
个体工商户需提供自有场所的产权证明复印件或租赁场所的产权证明复印件。
办理登记备案手续所需材料
房屋租赁合同。
房屋租赁当事人身份证明。
其他可能需要的文件，如房屋权属证明、共有房屋出租的证明、出租委托代管房屋的证明、转租房屋的证明等。
建议：
承租人和出租人在签订租房合同时，务必携带所有相关证件的原件和复印件，以便核实身份和确认房屋权属。
如果房屋是通过中介公司出租或购买，建议咨询中介公司所需的具体证件和手续。
在签订合同前，承租人可以要求查看房产证原件，并索要复印件，以确认房东的身份和房屋权属。
签订合同时，务必将合同内容详细填写，包括租房期限、地址、设施、费用承担等，以避免后续纠纷。
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